Vorbereitet auf den Ernstfall in den Ferien: Wie gutes Notfallmanagement gelingt
Ob Zeltlager, Konfi-Freizeit oder Gruppenstunde: Wo Kinder und Jugendliche unterwegs sind, kann immer auch mal etwas schiefgehen. Thomas Ortlepp ist EJB-Referent und beschäftigt sich intensiv mit Notfallmanagement in der Jugendarbeit. Im Gespräch mit Patrick Wolf erklärt er, was gutes Notfallmanagement eigentlich bedeutet, wie sich Jugendleiter:innen konkret vorbereiten können und was im Ernstfall zu tun ist.
Thomas, Du beschäftigst dich viel mit dem Thema Notfallmanagement. Was versteht man darunter eigentlich genau?
Notfallmanagement ist für mich zunächst mal eine Haltung. Ich verschließe nicht die Augen, sondern mache mir bewusst, dass etwas passieren kann. Aus diesem Bewusstsein heraus überlege ich mir im Vorfeld, was passieren könnte, und bereite mich bestmöglich vor. Das ist im Grunde nichts anderes, als wenn wir gegen Karies die Zähne putzen oder einen Regenschirm mitnehmen, weil Regen angesagt ist – nur eben ritualisiertes Handeln, übertragen auf die Jugendarbeit. Ganz konkret stelle ich mir dabei die Frage: Bin ich die richtige Person, mit der richtigen Gruppe, zur richtigen Zeit, mit dem richtigen Material, am richtigen Ort und mit der richtigen Einstellung unterwegs? Bleibt dabei eine offene Frage oder eine Ungewissheit, muss ich tiefer nachbohren oder etwas verändern. Am Ende steht immer die Frage: Ist das Restrisiko ausreichend minimiert, um die Maßnahme verantwortbar durchzuführen?
Was kann ich als Jugendleiter:in ganz praktisch tun, um mich vorzubereiten?
Wichtig ist zuerst der Blick nach innen: Wie geht es mir gerade selbst, mental und körperlich? Ich trage Verantwortung für die Gruppe, auch gesundheitlich, und muss mir ehrlich die Frage stellen, ob ich die Erwartungen der Gruppe überhaupt einlösen kann. Das heißt für mich zum Beispiel, dass ich vorher nicht auf jede Party gehe – das ist mittelfristige Vorbereitung: früher schlafen gehen, Energie tanken. Dann stellt sich die Frage, was ich überhaupt brauche. Material muss vollständig, komplett und funktionsfähig vorbereitet sein und auch dafür muss Zeit eingeplant werden. Dabei hilft mir ein Modell aus der Themenzentrierten Interaktion, kurz TZI, mit den vier Faktoren Ich, Gruppe, Programm und Umfeld, die ich in den Blick nehme, prüfe und gründlich durchdenke. Ganz praktisch empfehle ich außerdem Notfallkärtchen für alle Teilnehmenden, passend fürs Smartphone oder den Geldbeutel, mit den wichtigsten Infos: Wo bin ich untergebracht, was mache ich, wenn ich jemanden aus meiner Gruppe verliere oder Hilfe brauche, und im Ausland auch auf der jeweiligen Landessprache, mit vier, fünf wesentlichen Sätzen wie ‚Ich brauche Hilfe, können Sie mich unterstützen?‘, ‚Ich wohne in…‘ oder ‚Können Sie folgende Telefonnummer anrufen?‘. Genauso wichtig ist es, mit den Teilnehmenden gemeinsam Pläne zu besprechen, das signalisiert Offenheit. Ein für die Maßnahme personalisierter Notfallkalender ist da ein gutes Beispiel: Handlungsoptionen gleich zu Beginn der Freizeitmaßnahme aufzuzeigen, damit alle wissen, woran sie sich orientieren können.
Und wenn es trotz aller Vorbereitung passiert: Was tue ich, wenn tatsächlich etwas schiefgeht?
Zuerst gilt: Ruhe behalten, tief durchatmen. Panik darf sein, sie darf auch Ausdruck finden, darf aber nicht die Oberhand gewinnen. Es geht darum, zügig in koordiniertes und bewusstes Handeln zu kommen: Wichtig ist, kein aktionistisches Handeln an den Tag zu legen, sondern gemeinsam zu überlegen, wie das weitere Vorgehen aussieht. Als Unterstützung gibt es das Handbuch zum Notfallmanagement mit Checklisten. Bereits in der Vorbereitung legt das Team fest, wer im Notfall welche Aufgaben übernimmt. Tritt ein Notfall ein, muss niemand lange überlegen: Jemand schlägt im Handbuch den Abschnitt „Notfall tritt ein“ auf und arbeitet die Checklisten Schritt für Schritt ab. Das schafft Sicherheit, verhindert Panik oder hilft, sie schnell zu überwinden. Gleichzeitig weiß jede Person, welche Aufgabe sie übernimmt.
Das Handbuch ist damit nicht nur eine Hilfe für den Ernstfall, sondern auch ein guter Einstieg, um gemeinsam im Team strukturiert zu klären, woran im Vorfeld gedacht werden muss. Und wenn das für dieses Mal zu knapp ist, dann druck es einfach aus und nehme es mit. Die Checklisten sind auf jeden Fall eine Hilfe!
Gibt es noch einen wichtigen Tipp, den du Jugendleiter:innen mit auf den Weg geben möchten?
Ganz klar: Selbstverständlichkeiten überprüfen, zum Beispiel den Reifendruck kontrollieren und schauen, ob ein Ersatzreifen im Auto ist. Und immer, wenn der Satz fällt ‚Das haben wir schon immer so gemacht‘, steigt das Gefahrenpotenzial. Routinen sind wertvoll, aber sie müssen regelmäßig überprüft werden, um Schlendrian vorzubeugen. Ein weiterer Punkt: Verlasst euch nicht allein auf Handykommunikation, sondern prüft vor Ort, ob es eine zweite Kommunikationsmöglichkeit gibt, etwa Fax oder Festnetztelefon. Legt euch außerdem eine separate Notfallhandynummer für Behörden zu, nicht die Nummer, die ihr an die Teilnehmenden weitergebt. Und ganz wichtig für Gruppen, die am Meer oder im Schwimmbad sind: Die Aufsichtsperson sollte immer den Überblick behalten, zum Beispiel an Badetagen am Strand oder am Meer. Wer sich weiter vertiefen möchte, findet übrigens einen Selbstlernkurs sowie unser ausführliches Handbuch zum Notfallmanagement.
